Funktionen
Funktionen der digitalen Personalakte MomoAkte
Zehn Bausteine, die Personaldokumente ordnen, schützen und Vorgänge in Gang halten.
Kurz gesagt: MomoAkte bietet eine standardisierte Personalakte mit Ablage-Vorlagen, Rechtevergabe bis auf Ordnerebene, einen Mitarbeiterbereich zum Self-Service, E-Mail-Eingang, Workflows mit Aufgaben-Inbox, Wiedervorlagen, individuelle Felder, eine Dokumentensuche über alle Akten und Mandantenfähigkeit für mehrere Gesellschaften.
Standardisierte Personalakte
Jeder Mitarbeiter erhält dieselbe Struktur: Bewerbung, Verträge, Bescheinigungen, Schriftverkehr.
Ablage-Vorlagen
Strukturänderungen per Knopfdruck auf alle bestehenden Akten ausrollen – kein manuelles Ordneranlegen.
Rechtevergabe
Rollengruppen, Regeln und Einzelberechtigungen bis auf Ordnerebene.
Mitarbeiterbereich
Self-Service: Beschäftigte sehen ihre eigene Akte, ohne die Personalabteilung zu binden.
E-Mail-Eingang
Dokumente per Mail einsenden – das System ordnet sie der passenden Akte zu.
Workflows & Aufgaben
Wiederkehrende Personalvorgänge als definierte Abläufe mit persönlicher Aufgaben-Inbox.
Wiedervorlagen
Termine wie das Ende der Probezeit an der Akte festhalten und rechtzeitig erinnert werden.
Individuelle Felder
Eigene Attribute je Unternehmen – ohne Programmierung konfigurierbar.
Dokumentensuche
Zugriff über alle Akten hinweg, inklusive Versionen und Aufbewahrung.
Mandantenfähigkeit
Mehrere Gesellschaften oder Standorte sauber getrennt in einem System.
Ordnung, Zugriff, Vorgänge: so greifen die Bausteine ineinander
So kommt ein Dokument in die Personalakte
Vom Eingang bis zur richtigen Person – geregelt statt gesucht.
- 1Upload oder E-MailDokument direkt in die Akte laden oder per Mail einsenden.
- 2Ablage-RegelOrdnet eingehende Mails der passenden Akte zu.
- 3PersonalakteIm richtigen Ordner, mit Dokumenttyp und Versionen.
- 4RechtevergabeRegeln bis auf Ordner- und Feldebene.
- 5Für Berechtigte sichtbarPersonalabteilung, Führungskraft, Mitarbeiterbereich.
Was keine Regel zuordnen konnte, wartet im Posteingang auf die Zuordnung.
Ordnung: Die Ablage-Vorlage gibt jeder Personalakte dieselbe Ordnerstruktur. Dokumenttypen legen fest, ob eine neue Datei eine Version hinzufügt oder ersetzt und wie lange ein Dokument aufbewahrt wird.
Zugriff: Die Rechtevergabe baut auf Organisationseinheiten auf. Regeln erlauben oder verbieten Zugriffe bis auf Ordner- und Feldebene. Im Mitarbeiterbereich sehen Beschäftigte ihre eigene Akte.
Vorgänge: Workflows fordern Dokumente an, verteilen Aufgaben und lösen Wiedervorlagen aus. Über den E-Mail-Eingang kommen Dokumente direkt in die richtige Akte.
Live-Demo
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