Momo-Produktfamilie · aus Ulm
Die digitale Personalakte für Ihr Unternehmen
Alle Personaldokumente an einem Ort – strukturiert, berechtigt, automatisiert.
MomoAkte ersetzt Papierordner, Netzlaufwerke und Mailpostfächer durch eine einheitliche digitale Akte. Jeder Mitarbeiter, jedes Dokument, jede Zuständigkeit an genau der Stelle, an der sie hingehört.
Teil der Momo-Produktfamilie · powered by ProntoWeb aus Ulm
KI-generiertes Bild
Was ist MomoAkte?
MomoAkte ist eine digitale Personalakte von ProntoWeb. Sie bündelt alle Personaldokumente eines Unternehmens in einer einheitlichen Akte je Mitarbeiter. Ablage-Vorlagen sorgen für dieselbe Struktur in jeder Akte, eine Rechtevergabe bis auf Ordnerebene regelt, wer was sehen darf, und Workflows mit Aufgaben-Inbox ersetzen Mailketten und Erinnerungszettel. MomoAkte gehört zur Momo-Produktfamilie, zu der auch die Zeiterfassung MomoZeit zählt.
Die Ausgangslage
Personalunterlagen liegen überall – nur nicht an einem Ort.
Personalunterlagen liegen verteilt in Aktenschränken, auf Laufwerken und in einzelnen Postfächern. Wer welches Dokument sehen darf, regelt in der Praxis oft der Zufall. Und wenn geprüft wird, beginnt die Suche.
- Verträge im Schrank, Bescheinigungen im Postfach, Nachweise auf dem Laufwerk
- Zugriffsrechte, die über Jahre gewachsen statt geplant sind
- Wiederkehrende Vorgänge, die per Mail und Zettel weitergereicht werden
Vom Papierstapel zur digitalen Akte
Dieselbe Personalabteilung, zwei Arbeitsweisen: links verteilt auf Schrank, Laufwerk und Postfach, rechts in einer Akte je Mitarbeiter.
Drei Prinzipien hinter MomoAkte
01
Ordnung entsteht automatisch
Nicht durch Disziplin, sondern durch Vorlagen: Jede Akte bekommt dieselbe Struktur – per Knopfdruck, auch nachträglich für alle Mitarbeiter.
02
Zugriff ist geregelt statt gewachsen
Rollengruppen und Regeln bis auf Ordnerebene. Die Führungskraft sieht ihr Team, der Mitarbeiter seine eigene Akte – nachvollziehbar konfiguriert.
03
Vorgänge laufen als Workflow
Onboarding, Vertragsänderung, Bescheinigung: definierte Abläufe mit Aufgaben-Inbox statt Mailketten und Erinnerungszetteln.
Was MomoAkte heute kann
Funktionen und Workflows sind entwickelt und im internen Einsatz erprobt. Im Feinschliff sind die Oberfläche und der Ausbau der Schnittstellen.
Standardisierte Personalakte
Jeder Mitarbeiter erhält dieselbe Struktur: Bewerbung, Verträge, Bescheinigungen, Schriftverkehr.
Ablage-Vorlagen
Strukturänderungen per Knopfdruck auf alle bestehenden Akten ausrollen – kein manuelles Ordneranlegen.
Rechtevergabe
Rollengruppen, Regeln und Einzelberechtigungen bis auf Ordnerebene.
Mitarbeiterbereich
Self-Service: Beschäftigte sehen ihre eigene Akte, ohne die Personalabteilung zu binden.
E-Mail-Eingang
Dokumente per Mail einsenden – das System ordnet sie der passenden Akte zu.
Workflows & Aufgaben
Wiederkehrende Personalvorgänge als definierte Abläufe mit persönlicher Aufgaben-Inbox.
Wiedervorlagen
Termine wie das Ende der Probezeit an der Akte festhalten und rechtzeitig erinnert werden.
Individuelle Felder
Eigene Attribute je Unternehmen – ohne Programmierung konfigurierbar.
Dokumentensuche
Zugriff über alle Akten hinweg, inklusive Versionen und Aufbewahrung.
Mandantenfähigkeit
Mehrere Gesellschaften oder Standorte sauber getrennt in einem System.
So sieht die Akte aus
Kopf mit Eckdaten, Reiter für Akte, Stammdaten, weitere Attribute und Notizen. Links der Ordnerbaum, rechts die Dokumente mit Dokumenttyp, Versionen und Aufbewahrung.
Für wen ist MomoAkte gedacht?
Personalabteilung
Eine Struktur für alle Akten, klare Rechte und Vorgänge mit Aufgaben statt Mailketten.
Geschäftsführung
Personalunterlagen an einem Ort, auch über mehrere Gesellschaften oder Standorte hinweg.
Führungskräfte
Sehen, was ihr Team betrifft – nicht mehr und nicht weniger, so wie es konfiguriert ist.
Mitarbeitende
Sehen ihre eigene Akte im Mitarbeiterbereich, ohne bei der Personalabteilung nachfragen zu müssen.
Momo-Produktfamilie
MomoAkte und MomoZeit
MomoAkte teilt Stammdaten und Bedienlogik mit MomoZeit, unserer Lösung für die Zeiterfassung. Wer beides einsetzt, pflegt Mitarbeiterdaten nur einmal.
Ratgeber
Digitale Personalakte einführen
Was in eine digitale Personalakte gehört, welche Vorteile sie bringt und wie Sie Schritt für Schritt umstellen – mit Vergleich, Checkliste und Antworten auf häufige Fragen.
Persönlich begleitet
Hinter MomoAkte steht ein Team aus Ulm
MomoAkte wird von der ProntoWeb GmbH entwickelt, dem Team hinter MomoZeit. Wir zeigen Ihnen MomoAkte in der Live-Demo und klären mit Ihnen, wie MomoAkte zu Ihren Abläufen passt.
Häufige Fragen zu MomoAkte
Was ist MomoAkte?
MomoAkte ist eine digitale Personalakte von ProntoWeb. Sie bündelt alle Personaldokumente in einer einheitlichen, berechtigten Akte je Mitarbeiter – mit Ablage-Vorlagen, Rechtevergabe, E-Mail-Eingang, Workflows und Dokumentensuche.
Wie lerne ich MomoAkte am besten kennen?
In einer Live-Demo: Wir zeigen Ihnen MomoAkte per Teams an Ihren Personalprozessen entlang. Den Termin wählen Sie selbst im Kalender.
Wer darf welche Dokumente sehen?
Das regeln Rollengruppen, Regeln und Einzelberechtigungen bis auf Ordnerebene. Die Führungskraft sieht ihr Team, Mitarbeitende sehen ihre eigene Akte.
Wie kommen Dokumente in die Akte?
Per Upload direkt in die Akte oder per E-Mail: Eingesendete Dokumente ordnet das System der passenden Akte zu. Was keiner Akte zugeordnet werden konnte, landet im Posteingang zur Zuordnung.
Wie hängen MomoAkte und MomoZeit zusammen?
Beide gehören zur Momo-Produktfamilie und teilen Stammdaten und Bedienlogik. Wer beide einsetzt, pflegt Mitarbeiterdaten nur einmal.
Weitere Antworten finden Sie in den häufigen Fragen.
Live-Demo
MomoAkte an Ihren Personalprozessen entlang erleben
Wir zeigen Ihnen MomoAkte per Teams und gehen Ihre Abläufe gemeinsam durch. Den Termin wählen Sie direkt im Kalender.
Oder direkt: +49 731 493910-00 · vertrieb@prontoweb.de