Wissen · Rechtlicher Hintergrund
Entgeltunterlagen elektronisch führen: Was ab 2027 gilt
Kurz gesagt: Nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind bestimmte Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Von der elektronischen Führung konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen – diese Möglichkeit besteht nur bis zum 31. Dezember 2026 (§ 8 Abs. 3 BVV). Ab dem 1. Januar 2027 sind Entgeltunterlagen deshalb elektronisch zu führen.
Stand: 6. November 2026 · Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.
Was regelt § 8 BVV?
§ 8 BVV legt fest, welche Angaben und Unterlagen Arbeitgeber für jeden Beschäftigten zu den Entgeltunterlagen nehmen. Absatz 2 zählt einzeln auf, welche Unterlagen „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind. Nach Absatz 3 sind Unterlagen, die sich nicht aus der Entgeltabrechnung entnehmen lassen, dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder von den Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.
Welche Unterlagen nennt § 8 Abs. 2 BVV?
Die Verordnung nennt derzeit 23 Positionen. Im Überblick:
- Vertrag & Arbeitsbedingungen: Nr. 6 Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, Nr. 7 Erklärung zu weiteren Beschäftigungen (Minijob), Nr. 7a Nachweis des Krankenversicherungsschutzes
- Sozialversicherung – Meldungen & Status: Nr. 3 Daten der erstatteten Meldungen, Nr. 3a Meldungen der Krankenkassen mit Auswirkung auf die Beitragsberechnung, Nr. 9 Bescheid über die Feststellung der Versicherungspflicht, Nr. 18 Daten übermittelter Bescheinigungen, Nr. 20 Zustimmung zum Eintrittszeitpunkt der Versicherungspflicht
- Befreiungen & Verzichtserklärungen: Nr. 4 Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit (Minijob), Nr. 4a Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Nr. 4b Antrag auf Aufhebung dieser Befreiung, Nr. 19 Verzicht auf die Versicherungsfreiheit
- Familie & Pflege: Nr. 11 Nachweis der Elterneigenschaft und der Kinderzahl, Nr. 14 Bescheinigung bei Pflegeunterstützungsgeld, Nr. 15 Erklärung zur Pflegezeit
- Aufzeichnungen nach AEntG und MiLoG: Nr. 13 Aufzeichnungen nach § 19 Abs. 1 AEntG und § 17 Abs. 1 MiLoG
- Aufenthalt & Entsendung: Nr. 1 Unterlagen zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel, Versicherungsfreiheit und Entsendung, Nr. 2 Arbeitserlaubnis bzw. Aufenthaltstitel
Dazu kommen Sonderfälle, etwa zum Statusfeststellungsverfahren, zu übernommenen Studiengebühren oder für die Schifffahrt. Den vollständigen Wortlaut finden Sie bei gesetze-im-internet.de.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027?
- 31.12.2026: Die Befreiung von der elektronischen Führung läuft aus (§ 8 Abs. 3 BVV).
- 01.01.2027: Entgeltunterlagen sind nur noch in elektronischer Form zu führen.
Eine gemischte Ablage aus Papier und Datei reicht nach unserer Auslegung dann nicht mehr. Eine Verlängerung der Befreiung ist nach unserem Stand nicht bekannt (Stand: 6. November 2026).
Was bedeutet das für die Praxis?
Entgeltunterlagen entstehen in der Regel im Entgeltabrechnungsprogramm oder beim Lohnbüro bzw. der Steuerberatung. Klären Sie deshalb mit Ihrem Lohnbüro, welche Unterlagen dort bereits elektronisch geführt werden und welche Unterlagen aus dem Unternehmen elektronisch beigesteuert werden müssen.
Ist die digitale Personalakte damit Pflicht?
Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen, ergibt sich aus § 8 BVV nicht. Die Vorgaben betreffen die Entgeltunterlagen. Wie eine digitale Personalakte aufgebaut ist, lesen Sie im Ratgeber digitale Personalakte.
Quellen
- § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV), gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html
Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihr Lohnbüro, Ihre Steuerberatung oder eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt.