Ratgeber
Digitale Personalakte: Was sie ist und wie die Einführung gelingt
Was in eine digitale Personalakte gehört, welche Vorteile sie bringt und wie Sie Schritt für Schritt umstellen.
Kurz gesagt: Eine digitale Personalakte bündelt alle Unterlagen zu einem Beschäftigten elektronisch an einem Ort – mit einheitlicher Struktur, geregelten Zugriffsrechten und durchsuchbaren Dokumenten. Sie ersetzt Papierordner, verstreute Dateien auf Laufwerken und Unterlagen in einzelnen Mailpostfächern.
Stand: 5. Oktober 2026
Was ist eine digitale Personalakte?
Die Personalakte sammelt die Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen: von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag bis zu Bescheinigungen und Schriftverkehr. In der digitalen Personalakte liegen diese Unterlagen elektronisch in einem System, statt auf Papier im Aktenschrank oder verstreut auf Laufwerken und in Postfächern.
Entscheidend ist nicht allein, dass Dokumente als Datei vorliegen. Eine digitale Personalakte ordnet sie in eine feste Struktur, regelt den Zugriff und hält Vorgänge rund um die Akte zusammen.
Welche Unterlagen gehören in eine Personalakte?
Welche Unterlagen ein Unternehmen führt, hängt von Branche, Größe und den eigenen Abläufen ab. Häufig ist eine Gliederung wie diese:
- Bewerbung: Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Nachweise
- Verträge: Arbeitsvertrag, Änderungen und Zusatzvereinbarungen
- Bescheinigungen: Nachweise und Bescheinigungen im Lauf des Arbeitsverhältnisses
- Schriftverkehr: Korrespondenz mit dem Beschäftigten
Für Entgeltunterlagen gelten eigene Vorgaben. Was sich dort ab 2027 ändert, lesen Sie unter Entgeltunterlagen elektronisch führen.
Papierakte oder digitale Personalakte: der Vergleich
| Thema | Papier & verstreute Dateien | Digitale Personalakte |
|---|---|---|
| Ablageort | Schrank, Laufwerk, Postfach | Ein System, eine Akte je Mitarbeiter |
| Struktur | Je nach Bearbeiter | Einheitlich über Vorlagen |
| Zugriff | Über Schlüssel und Ordnerfreigaben gewachsen | Über Rollen und Regeln konfiguriert |
| Suche | Manuell, Ordner für Ordner | Über alle Akten, die man sehen darf |
| Fristen | Kalender oder Zettel | Wiedervorlage an der Akte |
Welche Vorteile bringt eine digitale Personalakte?
- Unterlagen sind an einem Ort und in jeder Akte gleich abgelegt
- Zugriffsrechte lassen sich bewusst festlegen statt historisch wachsen
- Dokumente sind über alle Akten hinweg auffindbar
- Vorgänge wie das Anfordern eines Dokuments laufen nach festem Ablauf
- Termine wie das Ende der Probezeit gehen nicht unter
Worauf sollten Sie beim Datenschutz achten?
Personalakten enthalten besonders schutzwürdige Angaben. Achten Sie deshalb darauf, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben, dass sich Rechte bis auf einzelne Ordner und Felder einschränken lassen und dass Löschungen nach einem festgelegten Ablauf erfolgen. Binden Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten früh ein.
Wie führen Sie eine digitale Personalakte ein?
- Struktur festlegen: Welche Ordner soll jede Akte haben?
- Rechte planen: Wer darf welche Akten, Ordner und Felder sehen?
- Altbestand klären: Welche Papierunterlagen werden digitalisiert, und in welcher Reihenfolge?
- Eingänge umstellen: Wie kommen neue Dokumente künftig in die Akte, etwa per Upload oder E-Mail?
- Vorgänge abbilden: Welche wiederkehrenden Abläufe sollen als Workflow laufen?
- Beteiligte informieren: Führungskräfte, Beschäftigte und, falls vorhanden, den Betriebsrat früh einbeziehen
Checkliste für die Auswahl einer Software
- Einheitliche Aktenstruktur über Vorlagen, auch nachträglich änderbar
- Rechtevergabe bis auf Ordner- und Feldebene
- Self-Service für Beschäftigte
- Eingang von Dokumenten per E-Mail
- Versionen und Aufbewahrung je Dokumenttyp
- Workflows und Wiedervorlagen
- Mandantenfähigkeit bei mehreren Gesellschaften
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen, gibt es nicht. Für Entgeltunterlagen gelten eigene Vorgaben, siehe Entgeltunterlagen elektronisch führen.
Was ist der Unterschied zur Ablage auf einem Laufwerk?
Ein Laufwerk speichert Dateien. Eine digitale Personalakte gibt zusätzlich eine einheitliche Struktur vor, regelt Zugriffe bis auf Ordnerebene und hält Vorgänge und Fristen an der Akte fest.
Wer sollte bei der Einführung beteiligt werden?
Neben der Personalabteilung die Geschäftsführung, die Datenschutzbeauftragte oder der Datenschutzbeauftragte und, falls vorhanden, der Betriebsrat.
MomoAkte: die digitale Personalakte von ProntoWeb
MomoAkte deckt die Punkte der Checkliste ab: Ablage-Vorlagen, Rechtevergabe bis auf Ordnerebene, Mitarbeiterbereich, E-Mail-Eingang, Workflows, Wiedervorlagen und Mandantenfähigkeit.
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