Funktion · Standardisierte Personalakte
Standardisierte Personalakte: jede Akte mit derselben Struktur
Bewerbung, Verträge, Bescheinigungen, Schriftverkehr – in jeder Akte am selben Platz.
Kurz gesagt: In MomoAkte erhält jeder Mitarbeiter eine digitale Personalakte mit derselben Ordnerstruktur. Dokumente tragen einen Dokumenttyp, behalten ihre Versionen und eine Aufbewahrung. Dazu kommen Stammdaten, weitere Attribute, Notizen und Wiedervorlagen an der Akte.
Wie ist eine Akte in MomoAkte aufgebaut?
Oben steht der Kopf mit den Eckdaten des Mitarbeiters und den wichtigsten Aktionen: Dokument hochladen, Wiedervorlage anlegen, Workflow starten. Darunter liegen die Reiter:
- Akte: der Ordnerbaum links, die Dokumente des gewählten Ordners rechts
- Stammdaten: die Grunddaten des Mitarbeiters
- Weitere Attribute: die individuellen Felder Ihres Unternehmens
- Notizen: Vermerke zur Akte
Die Ordner kommen aus der Ablage-Vorlage, etwa „Personalakte (Standard)“ mit Bewerbung, Verträge, Bescheinigungen und Schriftverkehr. So findet jeder ein Dokument in jeder Akte am gleichen Ort.
Was passiert mit Versionen und Aufbewahrung?
Jedes Dokument hat einen Dokumenttyp. Der Typ bestimmt, ob eine neue Datei eine weitere Version hinzufügt oder die alte ersetzt, wie lange das Dokument aufbewahrt wird und in welchen Ordner ein Upload ohne Ordnerangabe kommt. Die Versionen eines Dokuments sind mit Datum einsehbar.
Was bringt das im Alltag?
- Kein Suchen mehr nach dem richtigen Ordner – die Struktur ist überall gleich
- Ältere Fassungen bleiben über die Versionen nachvollziehbar
- Gültig-bis-Daten und Wiedervorlagen halten Fristen an der Akte fest
- Gelöschte Dokumente landen zuerst im Papierkorb
Häufige Fragen zur Personalakte in MomoAkte
Kann ich eigene Ordner anlegen?
Ja. Unterordner lassen sich in der Akte anlegen. Soll eine Strukturänderung für alle Akten gelten, rollen Sie sie über die Ablage-Vorlagen auf alle bestehenden Akten aus.
Werden Dokumente in der Vorschau verändert?
Nein. Dokumente werden im Original angezeigt.
Was passiert, wenn ich ein Dokument lösche?
Es kommt zunächst in den Papierkorb. Für das Löschen von Mitarbeiterdaten gibt es einen eigenen Ablauf als Workflow.
Passende Funktionen
Ablage-Vorlagen
Strukturänderungen per Knopfdruck auf alle bestehenden Akten ausrollen – kein manuelles Ordneranlegen.
Dokumentensuche
Zugriff über alle Akten hinweg, inklusive Versionen und Aufbewahrung.
Wiedervorlagen
Termine wie das Ende der Probezeit an der Akte festhalten und rechtzeitig erinnert werden.
Live-Demo
MomoAkte an Ihren Personalprozessen entlang erleben
Wir zeigen Ihnen MomoAkte per Teams und gehen Ihre Abläufe gemeinsam durch. Den Termin wählen Sie direkt im Kalender.
Oder direkt: +49 731 493910-00 · vertrieb@prontoweb.de